PowerPoint、Excelのクイックアクセスツールバーの設定は､コンサルタントがクライアントから貸与されたPCで最初に行う環境整備のひとつです。

筆者は､大企業から個人事業主まで様々な立場の方と仕事をしてきましたが、クイックアクセスツールバーを活用している人は､概して非常に資料作成が早かったです。(印象としては､上位10%以内｡ そして､使っている人はレア )

そうした経験から､オンラインミーティングの画面共有でクイックアクセスツールバーが設定されたPowerPointを見ると､効率化への意識が行き届いた｢できる方｣なんだろうなぁと感じたりもしています｡

今回はそんなクイックアクセスツールバー活用の極意を、はじめて触れる人にもわかりやすく解説していきます｡

目次

• A. クイックアクセスツールバーとは？
• B. クイックアクセスツールバー活用のメリット
• 1. 圧倒的な時短効果
• 2. 作業スペースを広く取ることができる
• 3. 高速な編集が必要な場面での対応力が向上
• 4. 未活用機能の習得を促進
• C. クイックアクセスツールバーの設定方法
• 設定ファイルのインポート
• Power Pointの設定ファイル
• Excelの設定ファイル
• まとめ

A. クイックアクセスツールバーとは？

クイックアクセスツールバーは､PowerPoint､Excelのリボンの上下に好きな機能のショートカットアイコンを配置できる機能です｡

いちどクイックアクセスツールバーに登録しておけば、リボンから使いたい機能を探す手間をなくすことができます。さらに各機能には｢Alt + 数字｣ のキーボードショートカットでも利用可能となります｡

また、選択中のオブジェクトの持つ属性 (ex. フォント､ 塗りつぶし色､ サイズ) がクイックアクセスツールバーに表示されるようにもなるため、確認作業も高速化できます。

B. クイックアクセスツールバー活用のメリット

1. 圧倒的な時短効果

筆者の体感では､クイックアクセスツールバーを使うと､1回機能を使う時間が2秒程度短縮できます｡

また､オブジェクトを選択すると､登録されたショートカットにそのオブジェクトの属性情報が表示されるようになります｡ とくに､「フォント」や「オブジェクトのサイズ」などのON/OFF以外のパラメータを持つ属性の確認･修正作業は､かなり高速化できます。

2. 作業スペースを広く取ることができる

クイックアクセスツールバーを活用すると､リボンやサイドパネルを閉じたまま作業ができるようになるので、広い作業スペースを確保し続けることができます。ノートパソコンなど、小さな画面で作業するケースほど､クイックアクセスツールバーの恩恵を強く感じることができます｡

3. 高速な編集が必要な場面での対応力が向上

ミーティングの場面でクライアントと会話をしながら資料を編集する場合など、操作のたびに数秒の操作時間が発生することが許容しにくい状況にも､よりスマートに対応できます｡

4. 未活用機能の習得を促進

まだ使いこなせていない機能をクイックアクセスツールバーに配置しておくことで、目に入る機会を増やし、機能活用に意識が向けることができます｡

C. クイックアクセスツールバーの設定方法

1. [ファイル] タブをクリックし、 [オプション] を選択
2. [クイック アクセス ツールバー] を選択
3. [リボンの下に表示] を選択

※リボンを開いている場合でも、カーソルの移動距離を最小化できるため、リボンの下への配置がおすすめ

4. [コマンド ラベルを常に表示する] のチェックを外す

※ショートカットの名称表示を省略し､狭い画面にも多くのショートカットを配置できるようになります

5. [コマンドの選択] から 、追加したいコマンドを選択。[追加] ボタンをクリックして、クイックアクセスツールバーに追加

設定ファイルのインポート

PowerPointやExcelは豊富な機能を提供していることもあり、[コマンドの選択] からよく使う機能を登録していく作業には手間がかかります。

そこで、弊社で利用しているクイックアクセスツールバーの設定ファイルをインポートして使えるように以下にアップロードしておきました。どんな現場でもよく使うベーシックな機能をあらかじめセレクトしてありますが､ぜひご自身がよく使う機能も追加してご活用ください。

まとめ

今回はクイックアクセスツールバーの活用の極意を紹介しました。まだ､クイックアクセスツールバーを使っていないのであれば､ぜひその圧倒的な時短効果をお試しください。

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